先从项目中拆出卡券
采购预算、订单预估和礼品卡余额属于不同账目。整理闲置卡时，要按每张卡实际资料建档，不能把项目未花完的预算直接当作卡券剩余价值。
逐卡核对变动
记录卡片面额、已知使用项和最近确认余额的时间，将未完成订单标注出来。订单后来取消或调整时，是否改变余额应等待明确记录，不提前用预计退款补回库存。
单独形成咨询清单
从采购总表导出与卡片有关的必要字段，去掉供应商隐私和无关项目预算。咨询使用明确的卡券内部编号，这样最终结果能回到每张卡，而不是只对一个项目总额。
资料整理示例
项目账目显示剩余预算时，另做一张逐卡清单，只计入有实际资料支持的余额。未完成退款放在待核查栏，不和库存相加；完成咨询后再把结果对应回具体采购记录。