先固定统计时间
月度报告应写明截止时间及采用时区，再区分尚在库存、处理中和已完成项目。不能把当月询价的全部面额当作已处理金额，跨月批次尤其要保留状态变化日期。
按记录汇总
以内部编号连接交付、结果和结算说明，重复出现的项目只计一次。更正或撤回用单独栏目说明，不直接删掉历史行让总额看似一致。
把异常留在报告里
未收到结果、金额待解释和资料缺失分别列出，不因数量较少就隐藏。下月对账先追踪这些未完项，才能确认库存减少究竟来自真实完成还是记录遗漏。
资料整理示例
月末先保存一个截止时点快照，下月收到补充结果再建立调整说明。未完成批次保留原始编号跨月追踪，不在新月重新编号后当作全新库存，否则容易重复统计数量和金额。